MANAJEMEN UMUM
1. PENGERTIAN MANAJEMEN
A. Arti dan Fungsi Manajemen
Manajemen menurut Profesor Oei Liang Lee adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dari definisi tentang manajemen tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa manajemenn mempunyai lima fungsi, yaitu :
- Perencanaan
- Pengorganisasian
- Pengarahan
- Pengkoordinasian
- Pengawasan
B. Jenjang Manajemen
Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jenjang tersebut adalah manajemen puncak atau manajemen eksekutif, manajemen madya atau manajemen administratif, dan manajemen operasional atau manajemen supervisori.
2. LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN
A. Gerakan Manajemen Ilmiah
Sekarang kita lihat latar belakang sejarah manajemen yang perkembangannya berawal dari Eropa meskipun secara riil manajemen itu sudah ada sebelumnya di Eropa maupun di benua-benua lain. Sejak pemunculan bukunya tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yangg diterbitkannya berjudul “The Principles of Scientific Management”. Dalam bukunya, Taylor mengemukakan beberapa priinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien. Prinsip-prinsip tersebut adalah
- Prinsip 1 : semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikan
- Prinsip 2 : orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah
- Prinsip 3 : kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar insentif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya
- Prinsip 4 : menempatkan menejer dalam perencanaan, persiapan, dan pemeriksaan pekerjaan
3. SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN
Sebagai akibat dari semakin besarnyya minat dalam pendidikan manajemen, sejumlah pendekatan teoritis untuk mempelajari manajemen telah bermunculan. Teori-teori seperti itu pada pokoknya berasal dari para manajer dan pengajar yang ingin menemukan lebih banyak tentang apa yang perlu diajarkan kepada calon-calon manajer. Ada banyak sekolah manajemen tapi ke lima diantaranya adalah sekolah klasik, sekolah perilaku, sekolah ilmu manajemen, analisis sistem, dan manajemen berdasarkan hasil.
4. PERENCANAAN
Perencanaan merupakan fungsi terpenting di antara semua fungsi-fungsi manajemen yang ada. Dalam sebuah kegiatan yang bersifat manajerial untuk mendukung usaha-usaha pencapaian tujuan, fungsi perencanaan haruslah dilakukan terlebih dahulu daripada fungsi-fungsi pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengawasan. Ini merupakan salah satu sifat utama dari fungsi perencanaan. Adapun sifat-sifat yang lain dari fungsi perencanaan adalah sumbangan terhadap tujuan serta efisinesi dari rencana itu sendiri.
A. Bentuk-bentuk Perencanaan
Seperti telah diuraikan di muka, bahwa perencanaan ditetapkan sekarang dan dilaksanakan serta digunakan untuk waktu yang akan datang. Dengan mendasarkan diri kepada pengertian ini, maka perencanaan memiliki bentuk-bentuk seperti tujuan (objective), kebijakan (policy), strategi, prosedur, aturan (rule) dan program.
B. Kegunaan Perencanaan
- Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang
- Mengarahkan perhatian pada tujuan
- Memperingan biaya
- Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan
C. Langkah-langkah Penyusun Perencanaan
- Menetapkan tujuan
- Menyusun anggapan-anggapan (premising)
- Menentukan berbagai alternatif tindakan
- Mengadakan pernilaian terhadap alternatif-alternatif tindakan yang sudah dipilih
- Mengambil keputusan
- Menyusun rencana pendukung
D. Perencanaan Merupakan Proses Pendekatan yang Rasional
Dengan berbagai macam langkah yang telah dilakukan untuk menyusun suatu perencanaan, dapatlah dikatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses pendekatan yang rasional untuk waktu yang akan datang.
E. Jangka Waktu Perencanaan
Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokkan menjadi tiga golongan, yakni perencanaan jangka panjang, perencanaan jangka menengah, dan perencanaan jangka pendek.
F. Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan
- Sulitnya mencari anggapan secara teliti
- Perubahan yang sangat cepat
- Kekakuan internal
- Kekakuan eksternal
- Waktu dan biaya
G. Pengambilan Keputusan
- Syarat pengambilan keputusan :
· Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif
· Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekurangannya
· Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan pernilaian berbagai alternatif sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan
· Harus bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternatif yang paling baik
- Alat Pengambil keputusan
Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti operation research, teori probabilitas, dan linear programming. Selain ketiga macam alat pengambil keputusan di atas, masih terdapat beberapa teknik yang dipakai untuk memperbaiki kualitas pengambilan keputusan pada keadaaan yang sifatnya tidak pasti, tetapi masih berada di dalam batas-batas kewajaran. Alat-alat tersebut adalah analisa risiko dan pohon keputusan (decision tree).
5. PENGORGANISASIAN
A. Pengertian
Setiap organisasi memiliki tiga komponen pokok, yaitu personalia, fungsi dan faktor-faktor fisik, yang kesemuanya ini merupakan sarana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Jadi komponen-komponen tersebut mencerminkan adanya tugas-tugas yang harus dilakukan, manusia yang melaksanakan tugas, dan adanya peralatan-peralatan yang dapat digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut. Dengan demikian fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan. Hubungan-hubungan yang timbul di dalam organisasi dapat berbentuk :
- Hubungan Informal, lebih banyak menyangkut hubungan manusiawi
- Hubungan Formal, merupakan bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja. Tiga hubungan dasar pada hubungan formal adalah tanggung jawab, wewenang, dan pertanggung-jawaban.
B. Pola Hubungan antar Komponen Organisasi
Penentuan tugas-tugas yang hendak dijalankan haruslah didasarkan pada suatu tujuan. Jika tidak terdapat pembagian tanggung jawab secara jelas, maka tugas-tugas/fungsi sulit untuk dilaksanakan atau dapat pula terjadi adanyakesimpang-siuran dalam pelaksanaan. Sedangkan tanggung jawab itu sendiri tidak dapat dibebankan kepada masing-masing pelaksana bilamana tidak disertai adanya hak-hak untuk melaksanakan (berupa wewenang). Untuk mengetahui tentang seberapa jauh seseorang telah mencapai hasil yang diharapkan, maka setelah dibebani dengan suatu tanggung jawab dan diberi wewenang, ia diminta untuk memberikan pertanggungjawaban ke arah tujuan yang telah ditetapkan. Jadi, antara tujuan, fungsi, tanggung jawab, wewenang serta pertanggung-jawaban mempunyai hubungan yang erat, dan berkaitan satu dengan yang lain.
C. Rentangan Kekuasaan
Munculnya rentangan kekuasaan ini disebabkan oleh adanya keterbatasan pada kemampuan seseorang. Keefektifan dan efisiensi seorang pimpinan dalam mengatur bawahan banyak dipengaruhi oleh jumlah bawahan itu sendiri. Selain jumlah bawahan ada faktor lain juga yang mempengaruhi seperti frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan. Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain latihan dari bawahan, pendelegasian wewenang, perencanaan, dan teknik komunikasi.
D. Dasar-dasar Penggolongan Bagian Di Dalam Organisasi
Terbatasnya kemampuan seseorang akan membatasi pula jumlah bawahan atau bagian-bagian yang dipimpinnnya. Hal ini akan berpengaruh pula pada ruang lingkup organisasi. Namun demikian kesempatan untuk berkembang bagi suatu organisasi tetap ada, yaitu dengan mengadakan pengelompokkan kegiatan atau aktivitas serta tenaga kerja ke dalam bagian-bagian. Jadi, pembagian kerja dan spesialisasi kegiatan perlu dilakukan. Pengelompokkan menjadi bagian-bagian di dalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor berikut ini :
- Didasarkan pada suatu angka
- Didasarkan pada waktu
- Didasarkan pada fungsi perusahaan
- Didasarkan pada luas daerah operasi
- Didasarkan pada jenis barang yang dihasilkan
- Didasarkan pada jenis langganan
E. Karakteristik Struktur Organisasi
Bentuk-bentuk struktur organisasi seperti garis, garis dan staf, fungsional serta komite mempunyai ciri-ciri yang berbeda. Namun demikian setiap bentuk struktur organisasi yang baik harus memiliki dua karakteristik dasar yaitu keseimbangan dalam organisasi dan fleksibel.
6. PENGARAHAN
A. Prinsip-prinsip Pengarahan
Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mecapai tujuan. Di dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena di samping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu prinsip mengarah kepada Tuhan, prinsip keharmonisan dengan Tuhan, dan prinsip kesatuan komando.
B. Cara-cara Pengarahan
Pada umumnya, pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia untuk bekerja sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip-prinsip di muka. Adapun cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa orientasi, perintah, dan delegasi wewenang.
C. Komunikasi
Ada beberapa definisi-definisi tentang komunikasi, seperti berikut ini :
- Di dalam komunikasi tedapat hubungan antara orang dengan orang-orang dengan lembaga dan sebaliknya
- Hubungan yang timbul di dalam komunikasi itu digunakan untuk menyalurkan gagasan, pendapat atau informasi
- Komunikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan menciptakan saling pengertian
- Untuk mengadakan komunikasi, dapat digunakan kata-kata, surat, kode atau simbol
Untuk mengadakan komunikasi dapat digunakan sarana-sarana seperti telepon, telegram, telex, radio, televisi, surat kabar, majalah dan sejenisnya; atau dapat pula dengan memakai merk, label, katalog dan sebagainya. Dengan menggunakan sarana-sarana seperti ini diharapkan komunikasi dapat lebih efektif dan efisien. Untuk maksud-maksud tersebut perlu memperhatikan beberapa prinsip seperti komunikasi harus jelas, prinsip integritas, dan prinsip penggunaan organisasi informal.
D. Motivasi
Biassanya, keberhasilan yang dapat dicapai akan semakin besar jjika para manajer mampu memberi dorongan (motivasi) karyawannya meskipun perencanaan dan organisasitidak begitu sempurna. Motivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu motivasi positif dan motivasi negatif
7. PENGKOORDINASIAN
Adanya berbagai pendapat yang berbeda di antara masing-masing individu dalam organisasi akan mempengaruhi keputusan yang diambil. Pendapat-pendapat tersebut perlu diselaraskan dengan mengadakan koordinasi agar terdapat suatu keadaan yang harmonis sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.
A. Prinsip-prinsip Organisasi
- Prinsip kontak langsung
- Prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi
- Hubungan timbal balik di antara faktor-faktor yang ada
B. Pelaksanaan Fungsi Koordinasi
Fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, dan pengarahan harus didukung dengan fungsi pengkoordinasian dan pengawasan agar tujuan organisasi dapat tercapai. Semua fungsi ini merupakan tanggung jawab dari manajer. Untuk melaksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh dua cara, yaitu :
- Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi
- Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi
8. PENGAWASAN
A. Pengertian
Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standard atau rencananya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan. Jadi, dengan pengawasan dapat mengukur seberapa jauh hasil yang telah dicapai sesuai dengan apa yang telah direncanakan.
B. Langkah-langkah Pengawasan
- Menciptakan standard
- Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard
- Melakukan tindakan koreksi
C. Syarat-syarat Pengawasan yang Baik
- Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktivasi)
- Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera
- Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan
- Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuai dengan standard yang digunakan
- Pengawasan harus luwes/fleksibel
- Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi
- Pengawasan harus ekonomis
- Pengawasan harus mudah dimengerti
- Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi
Buku PENGANTAR BISNIS MODERN
Edisi ketiga
Disusun oleh : DR. BASU SWASTHA DH., SE., MBA dan IBNU SUKOTJO W, SE
Penerbit : LIBERTY, YOGYAKARTA
Tidak ada komentar:
Posting Komentar